Edición especial sobre lenguaje sencillo

Por Jerry Smith y Amanda Ryan

La información solo es importante si las personas pueden obtenerla, comprenderla y utilizarla. Muchas personas, incluidas aquellas con discapacidades intelectuales y del desarrollo (IDD), se enfrentan a barreras cuando la información es extensa, compleja o de difícil acceso.

El lenguaje sencillo y el diseño accesible ayudan a que la información llegue a las personas de manera eficaz. Este artículo se centra en formas prácticas de difundir información para que más personas puedan acceder a ella y utilizarla, ya sea escrita, oral o visual.

Conozca a su público y su propósito

Todo esfuerzo de comunicación comienza con dos preguntas:

• ¿A quién va dirigido?
• ¿Qué queremos que hagan con la información?

Las respuestas determinan no solo las palabras que elegimos, sino también el formato, el diseño y la forma de transmitirlos. Por ejemplo:

• Los encargados de formular políticas pueden necesitar resúmenes breves con datos claros.
• Las personas con discapacidades intelectuales y del desarrollo pueden necesitar instrucciones paso a paso con ejemplos.
• Los familiares pueden querer tanto información general como pasos claros a seguir.

Conocer al público y el propósito le ayuda a elegir las palabras adecuadas, el formato adecuado y el canal de comunicación adecuado.

Utilice un lenguaje sencillo para que la información sea clara

El lenguaje sencillo es una estrategia práctica para facilitar la comprensión de la información. Ayuda a las personas a centrarse en el mensaje en lugar de quedarse atascadas en frases largas, jerga o palabras técnicas.

Principios fundamentales:

• Utiliza palabras cotidianas en lugar de jerga.
• Las frases deben ser breves y claras.
• Organiza la información para que sea fácil de seguir.
• Proporcione ejemplos e instrucciones paso a paso cuando sea necesario.

El lenguaje sencillo no es «simplificar en exceso». Se trata de ayudar a las personas a comprender la información y actuar en consecuencia.

La accesibilidad hace que el lenguaje sencillo sea útil

Incluso un lenguaje claro no es suficiente si las personas no pueden acceder a él. La accesibilidad garantiza que las personas puedan utilizar la información independientemente de sus capacidades o de la tecnología que utilicen.

Formatos múltiples

Las personas asimilan la información de diferentes maneras. Ofrecer más de un formato aumenta la comprensión. Los formatos útiles incluyen:

• Documentos escritos
• Videos cortos
• Grabaciones de audio
• Infografías y elementos visuales
• Versiones de fácil lectura con imágenes y texto sencillo.

Por ejemplo, una guía de beneficios podría ofrecerse como:

• Una breve guía escrita
• Un video paso a paso
• Una versión en audio
• Una lista de verificación visual de una página.

Diseño visual

Las decisiones de diseño pueden facilitar o dificultar el uso de la información. Las buenas prácticas de accesibilidad incluyen:

• Fuentes simples: utilice fuentes legibles sin letras extravagantes.
• Diseños limpios: utilice títulos claros, párrafos cortos y mucho «espacio en blanco» para que la página no resulte abarrotada.
• Alto contraste de color: utilice texto oscuro sobre fondos claros (o texto claro sobre fondos oscuros), para que las palabras se vean claramente.
• No confíe únicamente en el color para mostrar información importante: por ejemplo, el texto en rojo puede no ser perceptible para alguien que no puede ver las diferencias de color. Añada palabras como «Importante» para que el mensaje quede claro.

Archivos digitales (documentos de Word, documentos de Google, PDF) y sitios web

Muchas personas utilizan lectores de pantalla u otras tecnologías de asistencia. Los archivos digitales y los sitios web deben crearse de manera que esas herramientas funcionen correctamente. Las buenas prácticas de accesibilidad incluyen:

• Utiliza texto real, no imágenes de texto: no utilice imágenes de documentos. Los lectores de pantalla solo pueden leer texto real.
• Organiza con encabezados: utilice encabezados claros que los lectores de pantalla puedan reconocer para que los usuarios puedan encontrar rápidamente la sección que necesitan.
• Describa sus imágenes: añada descripciones a las imágenes para que las personas que no pueden verlas puedan entender el mensaje.
• Mantenga un orden lógico: asegúrese de que su página siga un orden de lectura sencillo, de arriba abajo.
• Simplifique la navegación: facilite a los usuarios la navegación por el sitio web sin que se pierdan ni se confundan.
• Haga que los enlaces sean claros por sí mismos: utilice un texto de enlace que indique a los usuarios a dónde les lleva, como «Descargue el informe anual», en lugar de «haga clic aquí», para que el enlace tenga sentido incluso cuando se lea fuera de contexto.

Elija el formato y enfoque adecuados

Los diferentes tipos de información requieren diferentes formatos. Por ejemplo:

• Los folletos deben ser breves y sencillos.
• Las instrucciones para solicitar los beneficios deben ser claras y detalladas.
• Los videos de capacitación deben explicar las ideas de forma lenta y clara.
• Los podcasts deben utilizar palabras sencillas y repetir las ideas clave.

Los formatos de fácil lectura, que suelen utilizar imágenes y texto sencillo, resultan especialmente útiles cuando los lectores tienen dificultades con el lenguaje estándar. Ofrecer el formato adecuado ayuda a que el conocimiento pase de ser información para convertirse en acción.

Crea materiales con las personas que los utilizarán.

Los mejores materiales se crean con, y no solo para, las personas que los utilizarán. Cuando las personas con discapacidades intelectuales y del desarrollo ayudan a diseñar materiales, los resultados son más relevantes, respetuosos y fáciles de entender. Los comentarios de los usuarios ayudan a identificar:

• Palabras confusas
• Instrucciones poco claras
• Problemas de diseño
• Formatos que faltan

El lenguaje sencillo y la accesibilidad no son tareas puntuales. Son parte de un proceso continuo de creación, intercambio, escucha y mejora.

Ejemplo real: formularios de consentimiento

En la Universidad de California, San Francisco, los investigadores revisaron sus formularios de consentimiento para utilizar frases más cortas, palabras más sencillas y una organización más clara. Los formularios estaban redactados con un nivel de lectura equivalente al de un alumno de octavo grado. Esto ayudó a más personas a comprender lo que estaban aceptando antes de participar en un estudio de investigación.

Otros centros médicos han hecho lo mismo. Cuando cambiaron a formularios redactados en lenguaje sencillo y mejoraron su diseño y legibilidad, las personas los entendieron mejor y se sintieron más seguras de sus elecciones.

Cómo compartimos la información es importante

La forma en que se comparte la información influye en la opinión que las personas tienen sobre ella. La comunicación cálida y humana invita a las personas a participar. El lenguaje seco y formal puede resultar frío o confuso.

Las historias y los ejemplos de la vida real ayudan a las personas a conectar con el mensaje. Cuando las personas se ven reflejadas en la información, son más propensas a comprenderla y utilizarla.

Algunas buenas formas de compartir información en lenguaje sencillo y accesible son:

• Folletos fáciles de leer en espacios comunitarios
• Borrar publicaciones en redes sociales
• Videos cortos con subtítulos
• Versiones en audio de materiales escritos
• Sesiones de preguntas y respuestas o talleres

Otro enfoque útil es compartir la información por capas. Comience con un breve resumen de la idea principal y, a continuación, ofrezca más detalles para aquellas personas que deseen obtener más información.

Las agencias de salud pública, como los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), utilizan un lenguaje sencillo para que las personas puedan comprender la información médica y mantenerse seguras. También se centran en la accesibilidad, incluyendo un diseño legible, imágenes claras, subtítulos en los videos y múltiples formatos.

La Autoridad de Salud del Estado de Washington ha demostrado que el lenguaje sencillo facilita la traducción de la información, su uso con lectores de pantalla y su comprensión por parte de las personas con problemas de salud conductual. Esto es fundamental para ayudar a las personas a tomar decisiones informadas sobre su atención médica.

Lista de verificación para compartir información

Antes de compartir información, pregunte:

• ¿Quién necesita esta información?
• ¿Qué tienen que hacer con eso?
• ¿El mensaje está claro?
• ¿Es legible?
• ¿Está disponible en los formatos que las personas necesitan?
• ¿Las personas con discapacidades intelectuales y otras personas han dado su opinión?

Seguir estos pasos garantiza que la información se transmita de forma clara, accesible y eficaz.

Compromiso con la inclusión

El lenguaje sencillo y la accesibilidad son herramientas esenciales para hacer llegar la información a las personas. Pensar en quién necesita la información, cómo la utilizará y cuáles son las mejores formas de transmitirla garantiza que la información se reciba, se comprenda y se actúe en consecuencia.

Compartir información de forma clara es el primer paso para ayudar a las personas a comprender, tomar decisiones, actuar y participar plenamente.